Streit im Homeoffice? So kommunizieren Sie richtig!

Tipps, wie sie Meinungsverschiedenheiten mit Kollegen vermeiden und klären. 

Mit diesem Artikel möchten wir Ihnen vorstellen, wie Sie mit einer empathischen und klaren Kommunikation mehr Erfolg und Leichtigkeit in Ihren Alltag bekommen. Und ein paar Tipps geben, wie Sie einen kühlen Kopf bewahren.

Sagen Sie, was Sie möchten – kommunizieren Sie klar!

Mit einer klaren Kommunikation vermeiden Sie Missverständnisse. Das ist besonders in Videokonferenzen und Telefonaten wichtig, da hier die nonverbale Kommunikation, wie Mimik und Gestik, wenig oder gar nicht sichtbar ist. Bereiten Sie das Gespräch gut vor. Was sind Ihre Wünsche und Ziele? Was ist Ihnen wirklich wichtig? Erklären Sie nach einem freundlichen und kurzen Smalltalk direkt die wichtigsten Punkte. Falls Sie Aufgaben delegieren, achten Sie darauf, dass diese klar strukturiert und terminiert sind. Aussagen wie möglichst bald oder „asap“ sind schwammig und können zu Missverständnissen führen. Wählen Sie klare Worte, anstatt umständlicher Formulierungen und Fremdwörter. Und vermeiden Sie die Möglichkeitsform wie könnte, wäre, dürfte…. Gehen Sie behutsam mit Ironie um, nicht immer wird diese im digitalen Austausch verstanden. Wenn Sie eine einfache und bildhafte Sprache wählen, kann Ihr Zuhörer die Inhalte besser verstehen und sich das Gesagte leichter merken. Fassen Sie am Ende die wichtigsten Punkte nochmal kurz zusammen.

Fühlen Sie sich in Ihr Gegenüber ein – seien Sie empathisch!

Auch mit einem Perspektivwechsel können Sie Missverständnissen vorbeugen. Denken Sie sich in die Situation Ihres Gesprächspartners. Diese kann in der aktuellen Situation völlig unterschiedlich sein. Seien Sie respektvoll und aufgeschlossen. Ist Ihre Kollegin oder ihr Kollege allein im Homeoffice? Vielleicht wäre ein etwas ausgedehnter Smalltalk ein guter Einstieg, auch um Hemmschwellen abzubauen. Ist Ihr Gesprächspartner parallel zum Beispiel mit der Kinderbetreuung beschäftigt, kommen Sie schneller zum Punkt. Fragen Sie im Zweifel einfach nach. Hier ist natürlich auch Ihre eigene Situation zu berücksichtigen. Fragen Sie sich: wie kann ich den Rahmen für ein interessiertes und bewusstes Gespräch schaffen? Wie reden wir nicht aneinander vorbei? Wie entsteht ein konstruktiver Austausch fachlicher und persönlicher Inhalte, idealerweise mit gegenseitigem Verständnis? So können Sie Ihre Kommunikation präzise, klar und gleichzeitig empathisch aufbauen. Wenn Sie sich im Anschluss die Zeit nehmen das Gesagte kurz zu reflektieren und eventuell auch kurz zu notieren, bleibt dies auch optimal in Erinnerung.

Und falls es doch mal zu einer Meinungsverschiedenheit gekommen ist?

Seien Sie nachsichtig und versuchen Sie die Meinungsverschiedenheit möglichst schnell aus dem Weg zu schaffen. Bereiten Sie ein klärendes Gespräch vor. Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um die Informationen zu reflektieren. Was ist Ihr Standpunkt und Ihre eigene Wahrnehmung? Wie die des Konfliktpartners? Hören Sie sich die Argumente Ihres Gegenübers an und bleiben Sie gelassen. Das zeigt Souveränität und ist auf jeden Fall zielführender. Filtern und sortieren Sie, was da Im Raum steht und formulieren Sie Ihre Anliegen in Ich-Botschaften. Lassen Sie Verallgemeinerungen raus. In den meisten Fällen führt ein klärendes Gespräch zu mehr Verständnis und bewirkt positive Veränderungen.

Und noch ein Hinweis: Gerüchte verbreiten sich im Betrieb häufig so schnell wie Fake-News im Internet. Doch im Homeoffice bekommt der sonstige „Flurfunk“ manchmal eine neue Bedeutung und kann sich gefährlich auswirken. So können Vermutungen und Gerüchte nicht nur die Stimmung vermiesen. In der aktuellen Situation führen falsche Aussagen häufig zu Ängsten. Gehen Sie mit gutem Beispiel voran und lenken Sie den Fokus auf Positives!

Eine klare Kommunikation erspart Missverständnisse und damit sogar Zeit. Und die ist in unserem Homeoffice-Alltag besonders wertvoll. Gern unterstützen Sie unsere Experten auch im Bereich Kommunikation und Führungskräfte-Coaching.

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern eine positive gemeinsame Auszeit mit Mehrwert gönnen möchten, legen wir Ihnen unseren digitalen Gesundheitstag an Herz. Hier schulen wir Ihr Team ganz nach Ihren gewünschten Schwerpunkten. Unsere Experten halten die Themenbereiche Stressprävention, Bewegung, Schlaf und Ernährung für Sie bereit. In den Impulsvorträgen oder interaktiven Workshops können sich die Kollegen auch außerhalb der gewohnten fachlichen Materie austauschen. Mit unserem Programmpart „Dein Glücksmoment“ bekommt jeder Mitarbeiter seinen ganz persönlichen Moment. So stärkt unser digitaler Gesundheitstag die Gesundheit Ihrer Mitarbeiter im Homeoffice und trägt zu einer empathischen Kommunikation bei.

So erkennen Sie frühzeitig Anzeichen und können diese beheben

Berufliche Belastungen durch eine zunehmende Arbeitsverdichtung, die Komplexität von Prozessen, Druck oder fehlende Sinnstiftung führen immer häufiger zu Stress, einer ständigen inneren Alarmbereitschaft und enden möglichweise in einem Burnout-Syndrom. Während der Begriff des „Burnout“ in den 70er Jahren das Ausbrennen in sozialen und therapeutischen Tätigkeiten beschrieb, ist dieses in den letzten Jahrzehnten zu einem Phänomen der gesamten Arbeitswelt geworden. Die Weltgesundheitsorganisation hat Burnout nun kürzlich offiziell als Krankheitssyndrom in das international anerkannte Klassifikationssystem für Gesundheitsstörungen - ICD (International Classification of Disease) – aufgenommen. Ab Januar 2022 wird dies in der neuen Version des ICD-11 wie folgt definiert:

„Stress am Arbeitsplatz, der nicht erfolgreich verarbeitet werden kann“.

Ein Burnout-Syndrom beschreibt die Situation psychischer und psychosomatischer Belastungen und ist nach dem MBI – dem Maslach Burnout Inventory- durch drei Dimensionen gekennzeichnet:

• Emotionale Erschöpfung
• Depersonalisation: Eine zunehmende geistige Distanz oder negative Haltung
• Reduzierte persönliche Leistungsfähigkeit

Wie können Sie frühzeitig Anzeichen eines Burnout-Syndroms erkennen?

Diverse Studien belegen: in der Corona-Pandemie haben die psychischen Belastungen von Arbeitnehmern deutlich zugenommen. Die verschwimmende Grenze zwischen Job und Freizeit, die Mehrfachbelastung und Koordination von Job und Familie, Existenzängste, fehlender Austausch und verminderte soziale Kontakte sind hinzukommende belastende Faktoren im Alltag.

Welche allgemeinen inneren und äußeren Faktoren können zum Auftreten eines Burnouts führen?

Äußere Faktoren

• Überforderung durch zu hohen Leistungsdruck
• Verantwortung ohne ausreichender Entscheidungsspielräume
• Konflikte und mangelnde Kommunikation
• Unzureichende Ressourcen, wie zu wenig Mitarbeiter für die Realisierung anstehender Projekte
• Unklarheit und Widersprüche in der Aufgabenstellung
• Mangelnde Selbstbestimmtheit: zu wenig persönlicher Gestaltungsspielraum und Mitspracherecht

Innere Faktoren:

• Perfektionismus – zu hohe Erwartungen an die eigene Leistung
• Mangelndes Selbstwertgefühl und fehlende Wahrnehmung persönlicher Bedürfnisse
• Fehlende realistische Einschätzung der beruflichen Ziele
• Falsche Bewertungsmuster der eigenen Arbeit

Kein Ende in Sicht im täglichen Hamsterrad

Neben dem hohen Leistungsdruck, ist auch häufig die Aufgabenstellung an sich das Problem. Zum Beispiel bei Tätigkeiten, die weder einen klaren Zeitraum oder den Abschluss einzelner Aufgaben noch die Bewertung der Leistung erkennen lassen und fortlaufend stattfinden. Der Betroffene entwickelt zunehmend das Gefühl sich im Hamsterrad zu befinden. Fehlendes Feedback und eine mangelnde Wertschätzung tragen in diesem Prozess zum Auftreten eines Burnouts bei. Menschen mit einem hohen Leistungsmotiv und/ oder mit Abgrenzungsschwierigkeiten sind besonders gefährdet. Viele Betroffene suchen durch Ihre Tätigkeit eine Bestätigung im Außen.

Durch welche Symptome kann sich ein Burnout-Syndrom äußern?

• Emotionale Erschöpfungszustände
• Konzentrationsschwierigkeiten
• Gereiztheit
• Schlafstörungen
• Gedankenkarussell
• Psychosomatische Störungen wie Verspannungen, Kopf- oder Rückenschmerzen
• Leistungseinbußen und vermehrte Fehler
• Stimmungsschwankungen
• Entscheidungsunfähigkeit
• Zurückgezogenheit, zunehmende Distanzierung von Kollegen und Vorgesetzten
• Zynische Haltung

Wie können Sie als Arbeitgeber Ihre Mitarbeiter in der Burnout-Prävention unterstützen?

Dazu ein Interview mit Dr. Dirk Padberg - Körperwerft-Experte und Präventivmediziner

In der Covid19-Pandemie stehen Unternehmen und ArbeitnehmerInnen vor großen Herausforderungen, psychische Erkrankungen nehmen zu. Wo beginnt für Sie die Burnout-Prävention?

Dr. Padberg: Besonders in der aktuellen Zeit gilt Achtsamkeit im Umgang mit sich selbst und anderen. In der Burnout-Prävention sollten Führungskräfte frühzeitig mögliche Stressoren erkennen und in den Dialog mit ihren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen gehen.

Wie können Führungskräfte Ihre MitarbeiterInnen dabei konkret unterstützen?

Werfen Sie einen konkreten Blick auf die Arbeitssituation und beurteilen Sie vor neuen Aufgaben den anfallenden Workload und ob die Anforderungen auch leistbar sind. Wer zudem gezielt fragt oder aus Erfahrungen weiß, welche Erwartungen die einzelnen Teammitglieder an die eigenen Leistungen stellen, kann schon in der Planung gemeinsam realistische Ziele entwickeln und somit für mehr Ausgeglichenheit sorgen. Und gleichzeitig Klarheit auf beiden Seiten gewinnen. Ein Vertrauensverhältnis und der regelmäßige Austausch sind hier eine wichtige Basis.

Wie gehe ich als Arbeitgeber vor, wenn ich den Eindruck habe, es bahnt sich bei einem Mitarbeiter oder einer Mitarbeiterin ein Burnout an?

Wenn das Burnout-Syndrom noch nicht stark ausgeprägt ist, sollten trotzdem weiterhin zu bewältigende Aufgaben erledigt werden. Eine gute Tagesstruktur schafft positive Erlebnisse und gibt Selbstvertrauen. Dabei sollten Sie gemeinsam Aufgaben und Ziele durchleuchten und mit einem realistischen Blick anpassen. Komplexe Aufgaben können in Teilabschnitte organisiert und hier auch Teilziele formuliert werden - für einen besseren Überblick und zur Motivation.

Was empfehlen Sie als Präventivmediziner, um ganzheitlich einem Burnout vorzubeugen?

Mit Maßnahmen aus dem betrieblichen Gesundheitsmanagement können Sie Ihr Team ganzheitlich unterstützen. Bieten Sie Bewegungs- und Entspannungsangebote an und Informationen zu einem gesunden Lebensstil. Das können Kurse mit Entspannungsmethoden wie Mediation oder Progressive Muskelrelaxion sein. Bei Bewegungskursen bietet sich Yoga an, um gleichermaßen für Entspannung und auch Gemeinschaft zu sorgen. Mit Kochkursen und gesunden Rezepten bekommt Ihr Team Informationen, wie der Körper mit guter Energie durch Ernährung versorgt wird. Auch das Thema Zeitmanagement spielt eine wichtige Rolle, besonders für die Arbeit im Homeoffice. Helfen Sie Ihren MitarbeiterInnen eine klare Tagesstruktur zu finden, mit Pausen und einem echten Feierabend. Alles das führt besonders aktuell auch zu mehr Leichtigkeit, Abwechslung und Zuversicht. Um konkrete Hinweise zu erlangen, ob bereits eine Überforderung und Erschöpfung vorliegt, würde ich eine HRV-Messung, eine Stressdiagnostik empfehlen.

Fördern Sie die Gesundheit, Selbstverantwortung und Resilienz Ihrer Mitarbeiter mit gezielten betrieblichen Gesundheitsmaßnahmen als Grundlage für eine ganzheitliche Burnout-Prävention.
Bleiben Sie und Ihr Team gesund, widerstandsfähig und motiviert!

Autorin: Christina Engel - Resilienztrainerin

Quellen:

Neurologen und Psychater im Netz.or, abgerufen am 22.03.2021

https://www.neurologen-und-psychiater-im-netz.org/psychiatrie-psychosomatik-psychotherapie/erkrankungen/burnout-syndrom/was-ist-burnout/

Aertzeblatt.de, abgerufen am 22.03.2021 https://www.aerzteblatt.de/archiv/113220/Modediagnose-Burn-out

Wikipedia, abgerufen am 22.03.2021

https://de.wikipedia.org/wiki/Maslach_Burnout_Inventory

Tk.de, abgerufen am 22.03.2021 https://www.tk.de/presse/themen/praevention/gesundheitsstudien/dossier-corona-2095214